Materiał przygotowany jest na podstawie 547 ofert złożonych na otwarte konkursy ofert ogłaszane przez Wydział Sportu, Wydział ds. Osób Niepełnosprawnych oraz Wydział Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi.
Wszystkie wymagania dotyczące oferty wymienione zawsze są w ogłoszeniu konkursowym. Wielokrotnie bardzo ciekawe projekty odrzucane są z przyczyn formalnych, gdyż organizacje nie dopełniły wszystkich stawianych wymogów formalnych.
Uniknięcie błędów formalnych/merytorycznych zwiększa szanse na przyznania dotacji na realizację projektów ogłaszanych w ramach zadań publicznych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego.
Błędy formalne mogą dotyczyć oferty, oferenta i wymaganych załączników.
Pierwszym podstawowym błędem jest niedokładne zapoznanie się z treścią ogłoszenia konkursowego, w której postawiona jest szereg warunków, wymagań, zastrzeżeń, które powinna spełniać oferta, takich jak:
- złożenie oferty na właściwym wzorze formularza oferty;
- złożenie oferty w formie papierowej i we właściwy sposób;
- realizacja złożonego w ofercie zadania publicznego w określonym terminie;
- zgodność zadania publicznego złożonego w ofercie z zadaniem konkursowym;
- podpisanie wszystkich wymaganych dokumentów uprawnione osoby;
- wypełnienie wszystkich pól, i rubryk w ofercie (formularz ma być kompletnie wypełniony);
- dokonanie odpowiednich skreśleń w oświadczeniach na końcu formularza oferty;
- deklaracja w kalkulacji przewidywanych kosztów wkładu finansowego oferenta w wymaganej wysokości;
- zachowanie w kalkulacji przewidywanych kosztów wyznaczonego limitu kosztów administracyjnych/kosztów obsługi zadania;
- złożenie oferty w odpowiednim terminie.
W ogłoszeniu konkursowym znajdują się wymagania co do oferentów:
- oferta ma być złożona przez uprawniony podmiot;
- oferent może złożyć tylko jedną ofertę na zadanie publicznej;
- oferta musi zostać podpisana przez osobę/osoby upoważnione do składania oświadczeń woli, zgodnie z KRS-em/statutem/innym rejestrem określającym sposób reprezentacji.
W ogłoszeniu konkursowym znajdują się również wymagania dotyczące załączników do oferty:
- wszystkie dokumenty wskazane jako obowiązkowe/obligatoryjne muszą zostać dołączone do oferty;
- załączniki muszą zostać podpisane/poświadczone zgodnie z wymaganiami zapisanymi w ogłoszeniu konkursowym.
Poniższe dane przygotowano na podstawie ofert, złożonych na konkursy ogłaszane przez Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego. Wśród ofert 547 stwierdzono 212 ofert z błędami formalnymi, w których stwierdzono 299 błędów formalnych.
Tabela z rodzajami błędów.
| Nazwa błędu | Ilość błędów |
| Oferta na niewłaściwym druku | 2 |
| Brak wypełnienia wszystkich pól i rubryk w ofercie, brak skreśleń w oświadczeniach | 62 |
| Oferta niezgodna z ogłoszonym zadaniem konkursowym | 17 |
| Brak załączników i oświadczeń | 39 |
| Niewłaściwa Reprezentacja - oferta, oświadczenia, załączniki podpisane przez osób nieuprawnione, podpis tylko jednej osoby a reprezentacja jest dwuosobowa | 32 |
| Niewłaściwe pełnomocnictwo | 4 |
| Nieprawidłowy termin realizacji oferowanego zadania | 15 |
| Brak nazwy zadania | 1 |
| Oferta złożona przez nieuprawniony podmiot | 2 |
| Nieprawidłowo wypełniony kalkulacja przewidywanych kosztów – błędy rachunkowe, brak pełnego wypełnienia wszystkich pozycji kosztorysu. Brak wkładu własnego lub wkład własny poniżej wymaganego limitu. | 18 |
| Przekroczenie wyznaczonego limitu finansowego - koszty administracyjne, wysokości dofinansowania | 22 |
| Oferent składa więcej niż jedną ofertę na dane zadanie | 2 |
| Stanowisko finansowane częściowo z dotacji a częściowo jako wolontariat | 3 |
| Brak dodatkowych informacji dotyczących rezultatów realizacji zadania publicznego oraz analizy wystąpienia ryzyka w trakcie realizacji zadania publicznego | 51 |
| Brak informacji o prowadzeniu nieodpłatnej działalności pożytku publicznego | 22 |
| Nieprawidłowa wycena świadczenia wolontariuszy | 1 |
| Oferta złożona po terminie | 3 |
| Niezgodność terytorialna - część zadania realizowana poza Dolnym Śląskiem | 1 |
| Brak stron w ofercie (brak tabeli z kalkulacją kosztów) | 2 |
Z danych wynika, że z 299 błędów, 185 to niewłaściwe wypełnienie ofert, co stanowi prawie 62 % wszystkich popełnionych błędów. Jednym ze sposobów uniknięcia tego rodzaju błędów, jest wprowadzenie do użytkowania w UMWD generatora wypełnienia wniosków. Wyeliminuje to błędy tego rodzaju.
Dobrą praktyką jest wprowadzenia zwyczaju spotkania z zainteresowanymi organizacjami pozarządowymi w trakcie ogłoszonego konkursu i wyjaśnianiu wszystkich zawiłości danego konkursu.
Doradca
Andrzej Stachowiak
